Zeitmanagement im Arbeitsalltag

Ein Problem, warum viele Unternehmer über Zeitdruck und zu viel Arbeit klagen, ist ein unzureichendes Zeitmanagement. Natürlich bilden hier auch KFZ Werkstätten keine Ausnahme. Ein zentraler Punkt dabei ist das Abgeben von Aufgaben, das Delegieren. Aber selbst, wer Aufgaben abgeben kann, macht das laut zahlreichen Fachleuten noch lange nicht immer richtig.

Die Lösung

Um den Arbeitsalltag besser zu planen kommt es auf ein ausgeklügeltes Zeitmanagement an. Dabei geht es nicht darum, den Tag in Viertelstunden Happen einzuteilen und stur nach Plan jede einzelne Minute zu bearbeiten. Ganz und gar nicht. Es bedeutet vielmehr zu lernen, relativ frei zu sein und Herr über seine Zeit zu werden.

Tips

Wer Probleme hat seinen Arbeitsalltag zu planen und vor lauter Zeitmangel, nicht wirklich viele Aufgaben abschließt. Dem helfen möglicherweise die nachfolgenden Ratschläge den Tag besser zu strukturieren.

Aufgaben sinnvoll planen

Jeder hat nur begrenzt Zeit zur Verfügung, um eine bestimmte Menge an Aufgaben abzuschließen. Besonders viel Druck übt es auf einen aus wenn man den ganzen Tag z.B. nur für eine große Aufgabe hat. Dabei übt man unterbewusst sehr viel Druck auf sich selber aus wenn die Zeit nun immer knapper wird. Am wichtigsten bei der Planung ist, dass immer genug Zeit zur Bewältigung der Aufgabe vorhanden ist. Da sonst der Druck den man auf sich ausübt auf ein eher überwältigendes Gefühl umschlägt. Dies nagt wiederum am Selbstvertrauen. Es ist also darauf zu achten, sich straffe Ziele zuzutrauen und diese zeitlich so zu planen, dass die Ziele sehr gut erreichbar sind, wenn diese konsequent und ohne Ablenkung abgearbeitet werden.

Eisenhower-Prinzip

Anstatt 100 Aufgaben untereinander zu schreiben und diese der Reihe nach abzuarbeiten und hoffen dass so viele wie möglich abgearbeitet werden können. Macht es mehr Sinn diese zu priorisieren. Eine Methode die nach diesem Prinzip funktioniert ist die Eisenhower Methode. ToDo-Listen sollten deshalb immer in die folgenden Bereiche eingeordnet werden.

DRINGEND:

Dringend sind die Aufgaben, die am besten jetzt und sofort, ohne Aufschieben erledigt werden sollten. Das können Deadlines sein, die noch unbedingt heute oder in einer Stunde enden oder bereits abgelaufen sind. Es können aber auch zu Terminen gehörende Aufgaben sein, oder solche die so wichtig sind, dass sie einem das ganze System auf den Kopf stellen, werden diese nicht erledigt.

WICHTIG:

Wichtige Aufgaben sind in der Reihenfolge an zweiter Stelle. Diese sind nicht dringend und müssen nicht zwangsweise sofort erledigt werden. Ist eine für heute DRINGENDE Aufgabe erledigt worden, sind sofort die WICHTIGEN an der Reihe.

DELEGIEREN:

Nachdem die DRINGENDEN und WICHTIGEN Aufgaben erledigt sind ist zwar der Großteil des Tages schon erledigt. Es werden allerdings noch viele andere Aufgaben auf einem lauern, bei denen man bei jeder einzelnen überlegen sollte ob man diese nicht auch delegieren kann. Bzw. an externe Partner, einen Kollegen oder einem Mitarbeiter. Den mal Hand aufs Herz: Nur die wichtigsten Aufgaben muss man zwangsweise selber erledigen. Es gilt einfach nur herauszufinden wer für welche Aufgaben. Wichtig ist immer die Wirtschaftlichkeit nicht aus dem Auge zu verlieren.

VERSCHIEBEN:

Jetzt sind alle dringen und wichtigen Aufgaben erledigt. Ein weitere Teil delegiert oder die Erledigung organisiert. Jetzt ist noch ein weiter Stapel über. Von diesem Stapel lässt sich wohl eine Menge Aufgaben verschieben. Diese sind in der Regel nicht wirklich zeitkritisch oder erst in einiger Zeit fällig. Aufgepasst! Es ist darauf zu achten nicht zu viele Aufgabe zu schieben, wenn diese eigentlich wichtig wären.

NICHT ERLEDIGEN:

Jeder kennt wohl das Gefühl alles für jeden erledigen zu wollen. So freundlich das auch klingen mag, so unpraktisch ist es für einen normalen Arbeitsalltag. Du kannst nicht jedem Helfen oder jeden kostenlos beraten. Es geht einfach nicht. Neben den oben angesprochenen Punkten ist es vor allem auch sehr wichtig sich entscheiden zu können welche Aufgaben gar nicht erledigt werden können. Beispiel: Ein Kunde erwartet ein dringendes Angebot. Es ist aber gar keine Zeit für den Auftrag vorhanden und man hat sowieso keine Lust auf diesen Kunden. Evtl. spricht dies dafür die Aufgabe anders zu lösen. Vielleicht gibt es einen Branchenkollegen, der den Auftrag gerne abwickeln würde. Ist das so sollte man die beiden (Kollege und Kunde) schnell vermitteln. Am besten bietet sich hier eine kurze Mail an. Zieht man diese Vorgehensweise ein paar Wochen lang durch, wird man bemerken, dass am späten Nachmittag nur noch Kleinigkeiten erledigt werden müsse und es ist zu beobachten das man selbst entspannter und besser fühlt, da alles dringende und wichtige längst erledigt ist.