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Rechnungen schneller bezahlt bekommen

Jeder, der eine KFZ-Werkstatt führt, kennt das Problem: Die Arbeit ist erledigt, Teile sind eingekauft und verbaut und der Kunde ist mit Fahrzeug und Rechnung aus der Tür. Doch die Moneten zur Begleichung dieser Rechnung lassen auf sich warten. Hier ein paar Tipps, wie man das in einer kleinen Werkstätte am besten handhabt und wie man schneller zu seinem Geld kommt.

3 Gründe, warum Kunden nicht zahlen

Der Kunde vergisst zu zahlen

Das ist bei weitem der häufigste Grund. Es wird schlicht vergessen. Damit das nicht passiert, gibt es ein paar hilfreiche Tricks, die ich weiter unten beschreibe.

Der Kunde ist unzufrieden

Wenn die Leistung nicht dem entspricht, was das Kunde erwartet, kann es dazu kommen, dass der Kunde die Zahlung als Druckmittel zurückbehält. Um das zu verhindern ist eine klare Kommunikation im Vorfeld wichtig.

Der Kunde hat das Geld nicht

Es gibt natürlich auch Menschen, die bewusst Leistungen abstauben wollen, obwohl sie wissen, dass sie die Rechnung danach nicht begleichen können. Allerdings schlittern die meisten ungewollt in Situationen, in denen sie nicht mehr in der Lage sind ihre Rechnungen zu begleichen. Das ist auch für den Kunden nicht leicht und es kann sich bezahlt machen, sich auch über die Seite des Kunden Gedanken zu machen.

Tipps für schnelle Zahlungen für Werkstätten

Das kannst du tun um schneller an dein Geld zu kommen:

Den Kunden früher informieren

Je früher der Kunde weiß, wann und wieviel er bezahlen muss, umso schneller kann er zahlen. Gib einem Kunden deshalb so schnell wie möglich, einen ungefähren Betrag, auch, wenn er nicht danach fragt. Das kann bei der Annahme schon sein. Damit weiß der Kunde ungefähr, was auf ihn zukommt und man kann früher über andere Möglichkeiten sprechen, wenn der Betrag für den Kunden zu hoch ist.

Sobald der genaue Betrag feststeht, gib ihn an den Kunden weiter. Zum Beispiel, kannst du eine SMS schicken, dass das Fahrzeug abholbereit ist und gleich den offenen Rechnungsbetrag mit in die SMS schreiben:

Die Reparatur an Ihrem Fahrzeug ist abgeschlossen. Sie können das Fahrzeug jederzeit abholen. Die Rechnung beläuft sich auf 538,00€

So weiß der Kunde nicht nur, wie viel Geld er genau mitbringen muss, sondern wir auch generell nochmal daran erinnert, dass er Geld mitbringen sollte. Alles was vor Ort schon bezahlt wird, kann später nicht vergessen werden.

Schneller prüfen und den Überblick behalten

Warte nicht zu lange mit dem Erinnern. Sieh dir am besten wöchentlich an, was von den Rechnungen offengeblieben ist. Wenn der Kunde vergessen hat, erinnerst du ihn damit schneller. Wenn der Kunde kein Geld hat, solltest du nicht warten, bis alle anderen Erinnerungen und Mahnungen ausschicken, oder aussprechen. Wer zuerst kommt, hat größere Chancen, dass noch Geld übrig ist.

Mehr Möglichkeiten, um zu bezahlen

Wenn du nur Barzahlungen akzeptierst, hat der Kunde vielleicht trotz Erinnerung zu wenig dabei. Mit einer Bankomat-, oder Kreditkartenkasse, muss der Kunde nicht erst zur Bank, oder später überweisen.

Sollte der Kunde den gesamten Rechnungsbetrag nicht auf einmal zahlen können, kannst du auch eine Ratezahlung vereinbaren. Am besten ist es die monatlichen Zahlungen immer am Anfang des Monats zu kassieren. Am 5., oder 6.  ist in der Regel noch Geld am Konto. Arbeitslose bekommen ihre Zahlungen meist Mitte des Monats. Hier empfiehlt sich also eher der 20.

Richtig Erinnern und Mahnen

Wie macht man das am besten? Eine Erinnerung per Brief, dann erste Mahnung, zweite Mahnung, usw.? Das ist sehr unpersönlich und den Kunden, die nicht genug Geld haben, um alle Rechnungen zu begleichen, solltest du einen Anreiz geben, dass deine Rechnungen zu den ersten gehören. Ein Anruf kann Wunder wirken. Hier kommt man in der Regel am besten weiter, wenn man dem Kunden erklärt, dass man gute und schnelle Arbeit leistet und es auch zu schätzen weiß, wenn man dafür fairerweise auch schnell bezahlt wird. Zu sehr auf Konfrontationskurs zu gehen, bewirkt oft, dass man sein Geld noch später bekommt. Also lieber mit der Einstellung anrufen, dass man gemeinsam eine Lösung findet, als sich vorzunehmen, dass man den säumigen Kunden jetzt endlich ausquetschen will.

Ich habe gesehen, dass die Rechnung noch offen ist. Wahrscheinlich ist sie nur liegengeblieben. Es wäre nett, wenn du sie demnächst bezahlen könntest.

Auch wenn die Erinnerung meistens viel wirksamer per Telefon ist, sollte man 1. und 2. Mahnung doch lieber schriftlich zu stellen, damit man später auch belegen kann, dass gemahnt worden ist. Die Mahnung mit Datum abzulegen macht den nächsten Schritt, wenn er denn sein muss, um einiges leichter.

Wenn alle Stricke reißen – Inkasso

Viele kleine Firmen machen kein Inkasso und viele Kunden wissen das. Wenn man wirklich an einen hartnäckigen Kandidaten gerät, der seine Rechnung überhaupt nicht begleichen möchte, kann Inkasso aber eine Lösung sein. Der Aufwand ist dabei heutzutage gar nicht mehr so groß. Beim KSV kann man zum Beispiel über ein Online-Formular einen Inkassoauftrag einreichen. Es geht schnell, ist einfach und es fallen nur Kosten an, wenn der Kunde dann endlich bezahlt.

Hier gehts direkt zum Inkasso Online Formular

Du solltest dir aber bewusst sein, dass Personen, die ihre Rechnungen nicht zahlen können, auch nicht mehr Geld zur Verfügung haben, wenn Inkasso-Fälle gegen sie laufen. Es kann also gut sein, dass auch Inkasso nichts bewirkt. Bei Beträgen, die man als Werkstatt verkraften kann, ist es nach einem fehlgeschlagenen Inkasso oft ratsam, das Geld zu vergessen und den Kunden einfach nicht mehr zu bedienen. Der KSV informiert nach dem Abschluss eines Inkassofalles über die möglichen nächsten Schritte. In diesem Status ist der Kontakt zu einem Anwalt allerdings ratsam.

Zuletzt bleibt nur noch zu sagen, dass Inkassofälle in kleinen Werkstätten sicher nicht zur Tagesordnung gehören und man mit den ersten 4 Tipps das schlimmste oft schon im Vorfeld verhindern kann.

Interesante weitere Links zu dem Thema:

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