Rechnungen ändern – Wann und wie?

Manchmal passieren Fehler und du musst nachträglich eine Rechnungen ändern. Doch darf man das so einfach? Hier die Details, sowie die Beschreibung, wie man mit easyWerkstatt eine Rechnung ändern kann.

Wann darfst du Rechnungen ändern?

Grundsätzlich darfst du unrichtige Rechnungen richtig stellen. Allerdings gibt es einige Punkte zu beachten, wenn der Kunde die Rechnung bereits erhalten, in seiner Buchhaltung erfasst, oder sogar schon die Vorsteuer geltend gemacht hat. Hier alle Fälle mit Beschreibung und klarer Antwort:

1. Die Rechnung ist noch nicht gedruckt:
   Alle Änderungen sind problemlos zulässig.
2. Die Rechnung ist gedruckt, aber noch nicht ausgehändigt:
   Alle Änderungen sind zulässig, wenn die ursprüngliche Rechnung vernichtet und die berichtigte ausgehändigt wird.
3. Die Rechnung ist an den Kunden ausgehändigt:
   Änderungen sind zulässig, wenn auf der Rechnung vermerkt wird, dass es sich um eine Berichtigte Rechnung handelt und diese erneut an den Kunden ausgehändigt wird.
   In diesem Fall kann die Rechnung auch durch eine Gutschrift storniert und neu ausgestellt werden.
4. Rechnung wurde ausgehändigt und bezahlt:
   Änderungen sind auch hier zulässig, wenn sich ein Hinweis auf der berichtigten Rechnung befindet und diese dem Kunden erneut ausgehändigt wird.
   Zusätzlich muss sichergestellt werden, dass auch die Betragsdifferenz entsprechend ausgeglichen wird.
   Empfohlen wäre in dem Fall allerdings, eine Gutschrift und eine neue Rechnung zu erstellen.

Das Problem mit der Umsatzsteuer

Der wichtigste Punkt, den es in diesem Fall zu verstehen, bzw. zu beachten gibt, ist die Umsatzsteuerschuld. Wenn sich auf der Rechnung nur Daten, oder Texte ändern, ist es in der Regel kein Problem. Etwas genauer mussst du dir die Sache ansehen, wenn sich die UID Nummer, der Steuersatz, oder der Betrag ändert. Dann ändert sich nämlich entweder der Betrag, den du als Aussteller der Rechnung an Umsatzsteuer abführen musst, bzw. der Empfänder der Rechnung als Vorsteuer geltend machen kann, oder eben die Identität des Partners, der die Vorsteuer geltend machen kann.

Einfacher gesagt: Der Aussteller der Rechnung, muss die ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt bezahlen und der Empfänger der Rechnung, kann sich, wenn er vorsteuerabzugsberechtigt ist, die Steuer wieder vom Finanzamt zurückholen. Wenn diese beiden Parteien nicht die gleiche Summe bezahlen, bzw. zurück bekommen, ist das ein Problem.

UStelle unbedingt sicher, dass der Kunde die letztgültige Version der Rechnung hat und diese auch für die Buchhaltung verwendet!

Hier alle weiteren Details zur Berichtigung von Rechnungen

Wie kannst du in easyWerkstatt Rechnungen ändern?

Unbezahlte Rechnungen ändern

Um eine unbezahlte Rechnung in easyWerkstatt ändern zu können, kannst du sie einfach wieder zurück in eine Vorschau verwandlen, indem du auf „Rechnung stornieren“ klickst, danach „Rechnung nochmal bearbeiten“ auswählst und durch einen erneuten Klick auf „Rechnung stornieren“ bestätigst.

ACHTUNG: Die Rechnungsnummer bleibt in dem Fall erhalten und kann auch nicht geändert werden!

Bezahlte Rechnungen ändern

Hast du bereits eine Zahlung erfasst, musst du zuerst die Zahlung stornieren. Dazu klickst du einfach auf das rote „X“ neben der Zahlung und bestätigst dann die Stornierung der Zahlung.

INFO: Sollte die Zahlung in die Registrierkassenpflicht fallen, erstellt easyWerkstatt automatisch einen Beleg und druckt ihn aus.

Bei Detailfragen zum Ändern von Rechnungen, ist der Steuerberater der richtige Ansprechpartner.