Laut Registrierkassenverordnung muss es für jede Registrierkasse zu jedem Monatswechsel einen Monatsbeleg geben. Der Monatsbeleg von Ende Dezember ist dann auch gleichzeitig der Jahresbeleg und muss ans Finanzamt zur Prüfung übermittelt werden. So funktioniert das Ganze.
Je nach Kassensystem werden diese Belege entweder automatisch erstellt, oder müssen jedes Monat vor dem ersten Barbeleg manuell erstellt werden.
easyWerkstatt erstellt jeweils am Monatsersten um Mitternacht automatisch den Monatsbeleg. Das passiert natürlich auch vom 31. Dezember auf den 1. Jänner, womit auch der Jahresbeleg automatisch im System erstellt wird. Hier als Beispiel ein Monatsbeleg in easyWerkstatt unter Berichte, Registrierkasse im Monat Dezember (im Jänner einmal auf den blauen Pfeil nach links klicken):
Der Jahresbeleg und die Monatsbelege sind einfach nur Belege mit einem Betrag von 0 Euro
Damit ist die Erstellung erledigt und der PDF-Beleg in easyWerkstatt genügt dem Finanzamt auch bzgl. der Aufbewahrungspflicht. Der Jahresbeleg muss allerdings zusätzlich bei Finanz Online geprüft werden.
Die Prüfung findet mittels App und Authentifizierungscodes aus Finanz Online statt. Hier die Schritt für Schritt Anleitung.
Falls sie noch nicht bei der Erstanmeldung der Registrierkasse installiert wurde, muss die App auf einem Android-Smartphone, oder iPhone installiert werden.
Weitere Informationen zur Beleg-Check App unter www.bmf.gv.at/kampagnen/Unsere-Apps.html
Der Authentifizierungscode kann über Finanz Online erstellt werden. Sollte schon ein Authentifizierungscode bei der Erstregistrierung der Kasse angelegt worden sein, kann er hier wieder abgerufen werden.
Einloggen in Finanz Online unter https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/
Klick auf Eingaben, Registrierkassen
Danach den QR-Code auf dem Jahresbeleg scannen. Den Beleg kann man dazu auch auf einem Computer, oder Tablet öffnen und muss ihn nicht unbedingt ausdrucken.
Nun fragt die App nach der Anmeldung per Authentifizierungscode.
Möglicherweise muss der Beleg nun erneut gescannt werden. Danach sollte die App per grünem Häkchen bekannt geben, dass die Prüfung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Gründer von easyWerkstatt
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Thomas Grömer