Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung in Werkstätten

Die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) kommt Ende Mai 2018. Sie schreibt unter anderem vor, dass Personen, deren Daten man verarbeitet über ihre Rechte aufgeklärt werden müssen. Hier ein Vorschlag, wie das in einer KFZ-Werkstätte über eine Datenschutzerklärung gemacht werden kann.

Datenschutzerklärung, Informationspflicht, Aufklärungspflicht

Der Kern der DSGVO (oder GDPR) ist, dass sich Unternehmen im Umgang mit personenbezogenen Daten mehr Gedanken machen sollen und nicht einfach blind alles an Daten sammeln, was irgendwie greifbar ist. Ein weiterer Bestandteil ist auch die Aufklärung der betroffenen Personen. Ein Unternehmen muss Personen, deren Daten es speichert, auch darüber informieren, dass die Daten gespeichert werden, welche Daten genau gespeichert werden und wie damit umgegangen wird. Dazu gehören folgende Informationen:

  • Was wird gespeichert?
  • Warum und wozu werden genau diese Daten gespeichert?
  • Wo und wie werden die Daten gespeichert?
  • Wer hat Einsicht und an wen werden Daten weitergegeben?
  • Wie lange werden die Daten gespeichert?
  • Welche Rechte hat die betroffene Person?
  • Wie und wo kann die betroffene Person Löschung und Änderung verlangen?

Informationspflicht in der KFZ-Werkstätte

In einer kleinen, freien Werkstatt werden personenbezogene Daten in erster Linie zur Abwicklung des Geschäftes benötigt.

Nicht nur Kunden, sondern auch Mitarbeiter und Lieferanten sind betroffene Personen!

Alle Tätigkeiten, zu denen der Betrieb Personendaten benötigt müssen bzgl. der Informationspflicht unter die Lupe genommen werden. Hier einige Tätigkeiten, die in KFZ-Werkstätten sehr gängig sind:

  • Teile bestellen (auch Daten der Lieferanten sind Personendaten)
  • Erstellen von Angeboten
  • Erstellung von Rechnungen
  • §57a, oder TÜV Überprüfung
  • Aussendung von Angeboten/Erinnerungen

Doch wie informiert man nun alle Personen, deren Daten man verarbeitet? Und das auch noch zu dem Zeitpunkt, an dem man die Daten erhebt und speichert!

In der Praxis kommt ein Kunde in die Werkstatt, erklärt, was am Auto gemacht werden soll und verschwindet wieder. Die Kundendaten werden normalerweise vom Zulassungsschein ins Rechnungsprogramm eingegeben, wenn die Rechnung erstellt wird. Zu dem Zeitpunkt ist der Kunde oft gar nicht da. Die Information sollte aber sofort bei der Eingabe erfolgen. Man sieht sofort, dass die Praxis oft nicht so abläuft, wie sich das die Menschen vorstellen, die solche Richtlinien entwickeln. Trotzdem muss es gemacht werden.

Informationspflicht: Vorlage für Werkstätten

Um die Informationspflicht der DSGVO in einer Werkstatt möglichst praktikabel erfüllen zu können, empfehlen wir, jedem Kunden beim Erstbesuch ein Informationsblatt auszuhändigen, auf dem die vorgeschriebenen Informationen enthalten sind. Am Besten wäre es, den Kunden dafür auch noch unterschreiben zu lassen, da man dann im Streitfall auch nachweisen kann, dass die Informationen weitergegeben wurden. Wir haben gemeinsam mit dem DSGVO-Experten und zertifizierten Datenschutzbeauftragten Rechtsanwalt Dr. Christian Zeilinger eine Vorlage für die Datenschutzerklärung ausgearbeitet, die speziell auf KFZ-Werkstätten abgestimmt ist. Um sie zu verwenden, brauchst du als Betreiber einer KFZ-Werkstätte nur die rot markierten Stellen auf deinen Betrieb anzupassen und das Dokument auszudrucken. Natürlich ist es so, dass die Vorlage nicht zu 100% für jeden Betrieb geeignet ist und es erforderlich ist, die Anpassung von einem Experten vornehmen zu lassen. Es sollte aber eine gute Basis sein, um die Informationspflicht der DSGVO zu erfüllen.

downloadHerunterladen: Vorlage Datenschutzerklärung

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